La Universidad de Chile moderniza su gestión con un nuevo sistema de control digital

La Universidad de Chile implementa una plataforma tecnológica de gestión documental para optimizar la administración de sus trámites y fortalecer la transparencia en el manejo de sus recursos. Este proyecto, coordinado por la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI), busca sustituir el uso de correos electrónicos y papel por una ventanilla única digital que centralice la recepción de documentos y agilice los procesos de control de legalidad.

El nuevo sistema, basado en la plataforma Kissflow, permite a la Contraloría Universitaria monitorear en tiempo real la tramitación de decretos, resoluciones y oficios. Con este avance, la institución busca eliminar el congestionamiento de información que se presentaba tras la pandemia, cuando el flujo de documentos se trasladó de forma desordenada al correo electrónico, registrando un total de 30,877 ingresos durante el año 2023.

Tecnología aplicada a la administración

El desarrollo tecnológico no solo busca el almacenamiento, sino que funciona como una herramienta de supervisión que identifica a los responsables de cada trámite y los tiempos de revisión. Según la contralora de la institución, Magdalena Gandolfo, la llegada de este sistema suple una carencia previa que afectaba a toda la universidad.

“La Contraloría no tenía un sistema de gestión documental. Lo que vino a hacer Kissflow es suplir esa carencia, que, evidentemente, repercutió en toda la universidad”

Por su parte, Juan Arenas, ingeniero líder del proyecto, explicó que la plataforma está diseñada como un ecosistema interconectado con otros sistemas universitarios como el SISPER y el firmador electrónico. Además, el sistema integra inteligencia artificial y procesamiento de lenguaje natural para la lectura automática de archivos PDF, lo que facilita la extracción de datos clave y reduce las tareas de digitación manual.

“la máquina no va a reemplazar a las personas, sino que va aumentar su eficiencia”

Implementación y alcance institucional

Aunque el proyecto inició como una prueba piloto en algunas unidades, actualmente ya opera en todos los servicios centrales y en dos facultades, con planes de expandirse a más dependencias de la Universidad de Chile. La transformación digital también se está extendiendo de manera gradual hacia la Dirección Jurídica, Rectoría y la Oficina de Bienestar del Personal.

Pablo Montecinos, subdirector Jurídico de la universidad, señaló que estas herramientas tecnológicas tendrán un impacto positivo en la gestión central al mejorar la comunicación entre unidades y el seguimiento de procedimientos, alineándose con las leyes de transformación digital y administración del Estado. El sistema busca desmentir la percepción de que la Contraloría es un obstáculo administrativo mediante la transparencia total de los tiempos de respuesta.